فاکتور رسمی چیست؟
یکی از ملزومات انجام معامله در سطوح مختلف صدور فاکتور رسمی می باشد. فاکتور در واقع سندی است، که در ضمن خرید و فروش کالا از طرف فروشنده به خریدار تحویل داده می شود. این سند دربردارنده اطلاعاتی در مورد چیستی و چگونگی کالای مورد معامله و معامله صورت گرفته شده، مبلغ، تاریخ و تأیید طرفین آن می باشد.
فاکتورها بر اساس کاربردی که دارند، در انواع مختلف موجود می باشند. از این میان می توان به فاکتور رسمی، فاکتور معتبر رسمی، فاکتور غیر رسمی، پیش فاکتور، فاکتور فروشگاهی، فاکتور انبار حواله، فاکتور نمایشی، فاکتور عوارض رسمی، فاکتو دارایی رسمی و … اشاره کرد.
در این مقاله ما سعی داریم فاکتور رسمی و تفاوتش را با دیگر فاکتورها بررسی کرده و در مورد روش تشخیص و چاپ فاکتور رسمی به شما اطلاعات بدهیم.
فاکتور رسمی چیست؟
به فاکتوری که مورد تأیید وزارت امور اقتصاد و دارایی باشد و طرفین معامله در آن صاحب حق باشند، فاکتور رسمی می گویند. در واقع فاکتور رسمی توسط یکی از طرفین معامله در سازمان امور اقتصادی و دارایی به ثبت رسیده و چه بر روی کاغذ و چه در سیستم های کامپیوتری قابل شناسایی و پیگیری می باشد.
فاکتور رسمی می تواند توسط طرفین معامله بر روی کاغذ نوشته شده و سپس توسط سازمان امور اقتصادی و دارای رسمیت پیدا کند و یا از ابتدا با فرمت و قالب مورد تأیید این سازمان ارائه و اطلاعات تکمیلی معامله در آن درج شود.
بر طبق ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده وزارت امور اقتصادی و دارایی، صدور فاکتور رسمی برای همه واحدهای تجاری که عضو نظام مالیات بر ارزش افزوده هستند، الزامی است. خواه این واحد تجاری در حد کمپانی های بزرگ بین المللی باشد و خواه یک واحد تجاری کوچک و تازه کار باشد.
همه واحدهای نیازمند انجام امور مالیاتی، موظفند در پاسخ به درخواست خریداران مبنی بر صدور فاکتور رسمی، به ارائه این سند اقدام کنند.
در صورتیکه درخواست خریدار مبنی بر صدور فاکتور رسمی اجابت نشود، حق شکایت و پیگیری برای آن شخص محفوظ می باشد. همچنین واحد تجاری مشمول نظام مالیاتی که از ارائه فاکتور رسمی به خریدار امتناع کرده، جریمه می شود.
فاکتور رسمی مورد تأیید سازمان امور اقتصاد و دارایی، شامل اطلاعات زیر می باشد:
- نام کامل شخص حقیقی یا حقوقی به عنوان فروشنده، شماره ملی، کد پستی، آدرس کامل و شماره تلفن، شماره اقنصادی و شماره ثبت
- نام شخص حقیقی یا حقوقی به عنوان خریدار، شماره ملی، کد پستی، آدرس کامل و شماره تلفن، شماره اقتصادی و شماره ثبت
- شماره سریال
- جزئیات بیشتر در مورد معامله صورت گرفته شده
- مشخصات کامل کالا یا خدمات معامله شده از قبیل؛ کد کالا یا خدمات، توضیح کالا یا خدمات، تعداد و مقدار کالا یا خدمات، مبلغ کل کالا ها یا خدمات، مقدار تخفیف، مقدار مالیات، مقدار عوارض و کسری ها، جمع مبالغ
- شرایط مازاد بر فروش و نحوه انجام معامله
- مهر و امضای فروشنده
- مهر و امضای خریدار
مشخصات و ویژگی های فاکتور رسمی مورد تأیید دارایی کدام است؟
همانطور که توضیح دادیم فاکتور اصلی در واقع از طرف سازمان امور اقتصادی و دارایی صاحب اعتبار است. پس باید مشخصه ای در آن وجود داشته باشد که بتوان این عتبار و تأییدیه را تشخیص داد.
مهم ترین ویژگی فاکتور رسمی که تشخیص آن را راحت می کند، نوع چاپ شماره سریال بر روی آن می باشد. شماره سریال فاکتورهای رسمی با چاپ ملخی یا افست، رنگ قرمز و مدل برجسته بر روی آن ثبت می شود. این شماره سریال با شماره های «۰۰۰۱» شروع شده و بر طبق دوره تناوبی ۱ افزایش می یابد.
نوع رنگ، فرمت، برجستگی و استایل چاپی که در فاکتور رسمی استفاده می شود، به منظور تشخیص سریع و راحت مأموران دارایی، و یا خریدارانی است که قصد دارند به خرید خود رسمیت بخشیده و مدرکی برای مبلغ پرداخت شده اشان داشته باشند.
فاکتور رسمی بیشتر مواقع در معامله های بزرگی که در آنها کالا یا خدماتی با تعداد بالا خرید و فروش می شوند، به کار می روند. شرکت های بزرگی که قصد دارند کالاهای خریداری شده را در بازار دیگری عرضه کنند، بدون وجود فاکتور رسمی معامله نمی کنند.
همچنین یکی از ویژگی های فاکتور رسمی دارا بودن اطلاعات کامل در مورد کم و کیف کالا و خدمات معامله شده، مشخصات کامل فروشنده و خریدار و شرایط و ضوابط معامله صورت گرفته شده، می باشد.
دیگر ویژگی فاکتور رسمی، وجود امضای طرفین معامله بر روی آن است. این مورد نیز برای تأیید اعتبار و صحت اطلاعات درج شده در فاکتور رسمی ضروری است.
تشخیص فاکتور رسمی از غیر رسمی چگونه است؟
تشخیص فاکتور رسمی از فاکتور غیر رسمی کار دشواری نیست، کافی است که به فرمت و اطلاعاتی که در آن ذکر شده است، خوب توجه کنید.
مهم ترین وجه تمایز فاکتور رسمی از نوع غیر رسمی آن فرمت چاپ آن می باشد. در واقع فرمت فاکتور رسمی طبق استانداردهای سازمان امور اقتصادی و دارایی می باشد. اما فاکتورهای غیر رسمی از آنجاییکه فقط به منظور آگاه کردن خریدار از اطلاعات خرید خود ارائه می شوند، اعتباری در سازمان های امور اقتصادی و دارایی ندارند.
فاکتورهای غیر رسمی به طور معمول برای مشتریانی که قصد خرید کالا یا خدمات را برای مصارف شخصی خود دارند، صادر می شود. اما فاکتورهای رسمی خیلی اوقات برای شرکت ها و کمپانی هایی که می خواهند کالا و خدماتی در تعداد بالا و به منظور عرضه خریداری کنند، صادر می شود.
تشخیص فاکتورهای رسمی از غیر رسمی توسط اطلاعاتی در آن ذکر شده نیز، ممکن می باشد چراکه؛ فاکتور رسمی اطلاعات کاملی از طرفین معامله، شرایط و نحوه معامله، مبالغ، کالا یا خدمات خرید و فروش شده و همچنین عوارض و مالیات انجام معامله ارائه می دهد.
چرا باید فاکتور رسمی چاپ کنیم؟
فاکتور رسمی برای اینکه خیال طرفین از اعتبار معامله ای که کرده اند، و همچنین صحت اطلاعاتی که در فاکتور معامله ذکر شده راحت باشد، به وجود آمده است.
در واقع شما با وجود فاکتور رسمی می توانید حق و حقوق خود را به طور رسمی پیگیری کنید، سند و مدرک معتبری برای معامله ای که انجام داده اید داشته باشید و همچنین در صورت بروز هر گونه تخلف و اشتباهی بتوانید آن را جبران کنید.
بدون چاپ فاکتور رسمی برای واحد تجاری خود، شما هیچ حق و حقوقی برای پیگیری خرید و فروش خود ندارید، اطلاعات دقیق و قابل استنادی از معامله ای که انجام داده اید در دستتان نیست و به علاوه نمی توانید ادعایی نسبت به مبلغ پرداخت شده، کالا یا خدمات فروخته شده و یا شرایط و ضوابط معامله داشته باشید.
مراحل مختلف برای چاپ فاکتور رسمی
فاکتور رسمی اگر به صورت دستی نوشته شود، که باید توسط یکی از طرفین معامله به سازمان امور اقتصادی و دارایی برده شده و با چاپ دستی شماره سریال متمایز و مشخصی بر روی آن، به رسمیت این سازمان درآید.
اما چنانچه چاپ فاکتور رسمی به صورت الکترونیکی مدنظر باشد، نرم افزارها، پرینترها و دستگاه های چاپ سریال وظیفه رسمیت دادن به آن را به عهده دارند.
یکی از نرم افزار هایی که با آن می توان اقدام به چاپ فاکتور رسمی کرد، نرم افزار «هلو» می باشد. شما با استفاده از این نرم افزار می توانید به راحتی یک فاکتور رسمی آماده را چاپ کرده و اطلاعات مورد نظر خود را در آن وارد کنید.
مراحل چاپ فاکتور رسمی در نرم افزار «هلو» به این صورت است:
- نرم افزار هلو را راه انداز می کنید.
- منوی تنظیمات را در نرم افزار هلو پیدا کرده و از آن وارد گزینه تنظیمات چاپ فاکتور می شوید.
- از بین گزینه های باز شده، تنظیمات عمومی را انتخاب می کنید.
- گزینه پرینت را انتخاب کرده و تنظیمات آن را بر روی نمونه نرم افزار ۳ قرار می دهید.
- نمونه پرینت VAT را انتخاب کرده و تیک سبز را در کادر مورد نظر فعال کنید.
- تغییرات را دخیره می کنید.
- فاکتور رسمی شما آماده چاپ می شود و کافی است که بر روی گزینه پرینت کلیک کنید.
فونت فاکتورهای رسمی مشکی رنگ است و توسط دستگاه چاپ ریسو چاپ می شود. دستگاه هایی که مورد تأیید اداره امور اقتصادی و دارایی هستند، یک شماره سریال منحصر به فرد با رنگ قرمز و چاپ برجسته بر روی فاکتورهای رسمی اعمال می کنند.
چاپ فاکتور رسمی بر روی کاغذهای A4 یا A5 صورت می گیرد. برای چاپ از طریق پرینتر از کاغذ ۸۰ گرمی و برای چاپ دستی از کاغذ ۶۰ گرمی استفاده می شود.
رای دریافت مشاوره مالی و خدمات حسابداری ، می‌توانید با مشاوران مالی و مالیاتی آفاق و ارقام ارتباط برقرار کنید
