سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری چیست؟

فرمی که برای ثبت وقایع مالی در حسابداری، از آن استفاده می شود.
جهت آموزش ثبت سند حسابداری ابتدا باید با مفاهیم کلی آن آشنا باشیم.
از جمله اینکه سند حسابداری دارای دو نوع دستی و کامپیوتری مورد استفاده قرار می گیرد.
در گذشته تمامی امور به صورت دستی صورت می گرفت.
با گذشت زمان و پیشرفت علم روز ثبت اسناد حسابداری ماشینی شد.
از لحاظ دقت و سرعت این ثبت بسیار مورد توجه قرار گرفت.
بنابراین بسیاری از شرکتها و موسسات خود را مجهز به سیستم ماشینی ثبت اسناد نمودند.
سند حسابداری در واقع مانند یک فرم اولیه برای رویدادهای مالی است.
اطلاعات موجود در آنها پس از مدتی به دفتر کل و روزنامه منتقل می شود.

شناخت ماهیت حسابها در حسابداری

اولین و مهمترین کاری که برای گذراندن دوره های آموزش ثبت سند حسابداری لازم است شناخت ماهیت حسابها است.
بنابراین کسانی که قصد ورود به این حرفه را دارند باید در آغاز کار ماهیت حسابها را بشناسند.
با استفاده از این شناخت به ثبت درست حسابها بپردازند.
این رویدادها پس از وقوع مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و ماهیت آنها مشخص می گردد.
اگر این تجزیه و تحلیل صورت نگیرد این مدارک حکم اطلاعات خام و بی استفاده را خواهند داشت.
در این مرحله، یعنی پس از تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی آنها مورد بررسی مراجع مربوطه قرار خواهند گرفت.
چنانچه آنها دارای صحت و درستی باشند تایید گردیده و امضا می شوند.
اگر هم که دارای نقص و کاستی باشد باید آنها تصحیح گردیده و در نهایت به مرحله تایید برسند.

رویداد مالی چیست

به هر گونه فعالیتی که سبب ورود یا خروج پول از سازمان یا شرکت بشود رویداد مالی می گویند.
زیرا سبب تغییراتی در محاسبات بدهکار و بستانکار می گردد.

حساب در حسابداری شامل چه اجزایی است؟
هر حساب دارای سه قسمت است.
مهمترین قسمت آن عنوان حساب نام دارد. در این قسمت همان نام رویداد مالی را می نویسیم.
دو قسمت بعدی بدهکار و بستانکار حساب است.

انواع حساب در حسابداری

حسابها به سه دسته دائمی و موقت و مخلوط تقسیم می گردد.

حسابهای دائمی چیست

برخی از حسابها هستند که در طی یک دوره مالی به اتمام نمی رند.
یعنی در پایان سال برای بستن آنها هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.
این حسابها بصورت دائمی تلقی می شود زیرا به سال بعد منتقل می گردد.
در این حسابها فرض بر این است که شرکت مادام العمر برپاست و دائمی می باشد.
حسابهایی از جمله ترازنامه جز این دسته هستند.
زیرا ترازنامه در پایان سال بسته شده و به سال بعد منتقل می گردد و از بین نمی رود.

حسابهای دائمی از اهمیت ویژه ای برخوردارند.
چرا که این حسابها مبنای بقیه کارها و رسیدگی ها قرار خواهد گرفت .
استناد رویدادهای مالی سالهای بعد به وسیله این حسابها صورت می گیرد.
بنابراین به این حسابها، حسابهای واقعی نیز می گویند.

حسابهای موقتی چیست

حسابهای موقتی حساب هایی می باشند که در پایان سال مالی بسته می شوند.
این حسابها به سال دیگر منتقل نمی شوند.
نام دیگر این حسابها، حسابهای اسمی است.
این حسابها جهت نشان دادن تغییرات افزایشی حقوق صاحبان سرمایه ایجاد می شوند.
البته تغییرات کاهشی حقوق را نشان نمی دهند.
از مهمترین حسابهای موقتی، حساب سود و زیان می باشد.

این حساب شامل موارد زیر است.
درآمد ناشی از خرید و فروش
هزینه های مستقیم
هزینه های غیر مستقیم
هزینه های حاصل از برگشت از فروش
تخفیفات فروش و خرید
تخفیفات ناشی از برگشت خرید
تخفیفات خرید و فروش
حساب سود و زیان در پایان سال بسته و به حساب سرمایه منتقل می گردد.
بنابراین از حساب سود و زیان چیزی باقی نمی ماند که به سال مالی بعد منتقل گردد.

حسابهای مخلوط چیست

این حسابها همان طور که از نامشان پیداست ترکیبی از حسابهای دائمی و حسابهای موقت می باشد.
حساب مخلوط در پایان سال در دو قسمت مورد بررسی قرار می گیرد.
حسابهای دائمی آن پس از بررسی بسته شده و به سال بعد منتقل می گردند.
حسابهای موقت نیز پس از بررسی و تعدیلات لازم بسته می شوند و به سال بعد دیگر منتقل نخواهند شد.

ثبت سند حسابداری

هدف از ثبت سند حسابداری در جمع آوری مدارک و صورتهای مالی می باشد.
هدف از آموزش ثبت سند حسابداری نیز ساماندهی و درک بهتر  اطلاعات مال جمع آوری شده است.
برای ثبت اسناد حسابداری باید از استانداردهای حسابداری پیروی کنیم.
از مهمترین هدف ثبت سند حسابداری این است که از فراموش شدن و یا از بین رفتن وقایع مالی جلوگیری کنیم
از طرفی برای تهیه و تنظیم گزارشات ثبت وقایع در سندهای حسابداری الزامی است.

تمامی اطلاعات مالی یک شرکت در سند حسابداری به ثبت می رسد.
در نهایت پس از جمع آوری اسناد مربوطه مالیات ها تعیین می گردد.
ثبت در اسناد حسابداری باعث سازماندهی رویدادهای مالی یک شرکت می شود.
ایجاد نظم و انضباط به وسیله این اسناد سبب می شود تا مالیات ها به طور دقیق محاسبه شود.
زیرا کمترین اشتباه در محاسبات مالی گاهی جرائم سنگین برای صاحبان و ذینفعان شرکت به بار می آورد.
بنابراین برای این امر مهم کارفرمایان باید از افراد مجرب استفاده نمایند.

چگونه در حسابداری سند بزنیم

قبل از اینکه نحوه سند زدن در حسابداری را بدانیم لازم است با برخی مفاهیم در حسابداری آشنا شویم.
رویداد مالی در حسابداری:
زمانی که عملیات خرید، فروش، دریافت و پرداخت صورت می گیرد باعث تغییر در دارایی بدهی و سرمایه می شود.
این تغییرات ثبت در اسناد حسابداری مشخص می گردد.
رویدادهای مالی در اصل همان خرید و فروش ها و دریافت و پرداخت ها می باشد.
خرید در یک شرکت می تواند خرید مواد اولیه باشد.
فروش در قسمت فروش کالا و یا ارائه خدمات می تواند صورت بگیرد.
دریافتها و پرداخت ها شامل پرداخت بابت هر خرید و فروشی باشد تا پرداخت حقوق پرسنل و هزینه های آب، برق، گاز. در واقع هر پولی که وارد شرکت می شود و یا از آن خارج می شود را جز دریافتها و پرداختها می دانیم.اسناد و مدارک مثبته در حسابداری

مدارک و اسنادی که رویدادهای مالی را نشان می دهد یا دلالت بر وقوع یک رویداد مالی داشته باشد اسناد مثبته خوانده می شود.
از جمله اسناد مثبته فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض آب و برق و گاز و …

مراحل ثبت سند حسابداری

در ثبت سند حسابداری باید مراحلی را طی کنیم.
به دلیل گسترش استفاده از نرم افزارهای حسابداری دیگر روش سنتی و دستی حسابداری کاهش یافته است.
فراگیر شدن استفاده از نرم افزارها علاوه بر بالا بردن سرعت کار، دقت در انجام امور مالی و حسابداری را بالا برده است.
نحوه ثبت سند به این گونه است که در ابتدا باید رویداد مالی را شناسایی کنیم. سپس به گردآوری اسناد مثبته بپردازیم.
در مرحله بعد شروع به تجزیه و تحلیل رویداد مالی می نماییم.
شنایی رویداد مالی در حسابداری و برای ثبت سند یعنی اینکه ماهیت حساب را مشخص نماییم.
سپس اسناد مثبته مرتبط را جمع آوری نماییم.
برای اثبات رویداد مالی باید اسناد مرتبط با آن جمع آوری و ضمیمه شود.
یعنی اسناد مثبته باید ارتباط دقیق با رویدادهای مالی داشته باشد.

اسناد مثبته از جمله موارد زیر می تواند باشد:

• فاکتورهای خرید و فروش
• چک، حواله یا رسید انبار
• فیش واریز وجه به حساب بانک
در مرحله بعد رویدادهای مالی باید تجزیه و تحلیل شوند.
هر سند حسابداری دارای سرفصلی است.
این سرفصل ها با توجه به رویدادهای مالی ثبت می شوند.
تعیین محل سرفصل دارای اهمیت بسیاری است.
زیرا با مشخص شدن دقیق و صحیح آن می توانیم به راحتی حسابها را جدا کرده و به ثبت برسانیم.
در حسابداری دوطرفه تغییر حداقل دو سرفصل الزامی است.
گاهی تعداد این سرفصل ها با توجه به نوع ثبت تغییر کرده و بیشتر می شود.
مانند خرید و فروش به صورت نقد و اقساط که دریافتها و پرداختها هم به صورت نقد و هم نسیه صورت می گیرد.